המחיר קובע.
בניהול אירוע מורכב קל מאוד להיקלע להוצאות כבדות לסיים את החגיגה עם מינוס בבנק או חלילה עם חובות לספקים.
על מנת להפיק אירוע לפי היכולת הכלכלית שלכם, חשוב לגבש מראש תקציב ולחלק אותו לפי סדר עדיפויות – על מה תהיו מוכנים להוציא יותר ועל מה פחות.
בדרך זו, תוכלו לממן את האירוע וגם לבחור את מידת ההשקעה בכל אלמנט מעיצוב האולם ועד המזכרות שיוענקו לאורחים.
השוואה מקדימה בין ספקים קריטית להצלחה גם מבחינת בחירת הספק הנכון לכם ביותר, בהתאם לאופי ולסגנון האירוע וגם מבחינת קבלת המחיר הטוב ביותר באיכות הגבוהה ביותר.
כדי לבצע החלטה מושכלת, חשוב לבצע השוואה מקדימה בין ספקים. כיצד תעשו זאת נכון?
מתחילים מבדיקת מחיר מקובל בשוק.
לפני שמתחילים בהשוואה, חשוב להבין מה בעצם מוגדר מחיר ממוצע בשוק.
כלומר, כמה נהוג לקחת על תקליטן לאירוע בסדר גודל שלכם, אולם אירועים, צלם, קייטרינג וכדומה.
ברגע שיש בידיכם את הנתונים הללו על פי מחירונים מהאינטרנט או ממספר ספקים, תוכלו לתכנן את התקציב שלכם, לחלק את "העוגה" בין הספקים ולהקצות משאבים כספיים לכל ספק וזה עוד לפני שהתחלתם בניהול משא ומתן להשגת מחיר משתלם יותר מכל אחד מהספקים.
משווים ומרוויחים
חשוב להשוות מחירים שקבלתם מול אנשים שאתם מכירים שערכו אירוע דומה או להשוות את המחירים בין מגוון ספקים.
במקרים רבים עשויים להתגלות פערים משמעותיים בין ספקים שונים ובין מה שחברים שלכם שילמו בפועל ובין מה שהציעו לכם.
ערכו השוואה מסודרת בטבלה בה תעדכנו את הנתונים לאחר הבירור שערכתם במהלך סקר שוק אינטרנטי או בשיחות טלפון מקדימות עם ספקים.
בבקשות להצעות מחיר חשוב לתאר נכון את האירוע – מועד, מספר משתתפים, ציפיות וכדומה על מנת לקבל הצעת מחיר מדויקת ככל שניתן.
ניהול משא ומתן אפקטיבי
לאחר סקירת המחירים, בחרו את הספקים האטרקטיביים ביותר ונסו לנהל עמם משא ומתן להוזלת עלויות.
ניתן להסביר להם שחבריכם נהנו ממחירים זולים יותר ואם הם יכולים להשוות למחירים אלה או לבצע הנחה כדי להתחרות מול ספקים אחרים.
התייחסו גם להטבות שונות כיתרון בהצעת המחיר למשל, הארכת משך זמן הביצוע של התקליטן או השכרת אולם כולל קייטרינג וכולל עיצוב שולחנות.
במילים אחרות – בדקו מה אתם מקבלים והאם זה חוסך לכם הוצאות על ספקים נוספים.
שימו לב לדרכים שונות להוזיל מחירים.
למשל, שינוי מועד האירוע עשוי להוזיל עלות של האולם לתאריך פחות נחשק או שינוי המועד לטובת ספק אטרקטיבי יותר או וויתור על אלמנטים שונים כמו שולחנות משחק כדי לממן מתנות לאורחים.
אפשר לבחון עם כל ספק בנפרד מה הוא מציע לכם כדי להשיג ממנו מחיר טוב יותר בין אם יש לו חבילות מודולריות עם שירותים ומוצרים שונים או שיש לו ספקים מומלצים שפנויים לעבודה במחיר טוב כשהוא תפוס.
הפקה שכוללת הכל
עבודה עם חברה להפקת אירועים יכולה להוזיל עלויות באופן משמעותי מהסיבה הפשוטה שחברת הפקות חוסכת לכם זמן וכסף בניהול הפרויקט של האירוע ולעיתים היא יכולה למצוא לכם ספקים מצוינים ולסגור עמם מחיר אטרקטיבי יותר מזה שאתם הייתם סוגרים באופן פרטי מול כל ספק בנפרד.
השקיעו בהשוואת מחירים לפני שאתם בוחרים.
אבל קחו בחשבון שזול יכול לעלות ביוקר.
כלומר, ספק שהמחיר שלו נמוך מדי עשוי לעורר חשד למשל חוסר ניסיון או חוות דעת שליליות בשוק.
בררו היטב את מי אתם לוקחים ולפעמים שווה לשלם מעט יותר כדי לקבל יותר.
